Tietosuoja — FinnEM2027-konferenssi Rovaniemellä

FinnEM2027-osallistujarekisterin tietosuojaseloste

Sisältö

Yleistä
1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
3. Rekisterin nimi
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
5. Rekisterin tietosisältö
6. Säännönmukaiset tietolähteet
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
12. Yhteystiedot

Yleistä

FinnEM Ry on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.

Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Henkilöiden on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot ilmoittautuakseen FinnEM Ry:n järjestämään FinnEM2027-konferenssiin.

1. Rekisterinpitäjä
Finn’EM Ry
(y-tunnus: 2872989-9)
C/O Terkko Health Hub
Haartmaninkatu 4, Building 14
00290 Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Eeva Tuunainen
C/O Terkko Health Hub
Haartmaninkatu 4, Building 14
00290 Helsinki
+358407182911
eeva.tuunainen@finnem.fi

3. Rekisterin nimi
FinnEM2027-konferenssin osallistujarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietoja käytetään:

Konferenssin ilmoittautumisten ylläpitoon
Konferenssista viestimiseen ilmoittautuneille
Palautteen keräämiseen ilmoittautuneilta
Koulutustodistuksien kirjoittamiseen
Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
Osa ilmoitetuista tiedoista, osallistujien määrä, organisaatio -ja koulutustiedot, voidaan jakaa konferenssin toisen pääjärjestäjän kanssa. Mitään muita tietoja (nimi, yhteystiedot, laskutustiedot, workshoppeihin osallistumistiedot) ei jaeta FinnEM Ry:n ulkopuoliselle taholle.

5. Rekisterin tietosisältö

FinnEM2027-konferenssin osallistujarekisteri sisältää seuraavia luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja:

Etunimi
Sukunimi
Sähköposti
Matkapuhelinnumero
Ammatti
Työpaikka
Erityisruokavalio

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen lähde on käyttäjä itse. Käyttäjän pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa FinnEM ry:n järjestelmistä. Poisto on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. FinnEM2027-konferenssin ilmoittautuneiden tiedot poistetaan rekisteristä heti palautelomakkeen ja todistuksen lähettämisen jälkeen.

7. Tietojen luovutukset muille tahoille

Tietoja ei luovuteta edelleen.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri sijaitsee WooCommerce/Fooevents-tapahtumahallintajärjestelmässä sekä rekisterinpitäjän asiakastietokannassa. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tietoja ei säilytetä paperilla.

Tiedot ovat tallennettuna WooCommerce/Fooevents-palvelimella jossa ne ovat palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknillisillä toimenpiteillä suojattuja.

Tapahtuman jälkeen osallistujille lähetetään palautekysely FinnEM Ry:n toimesta. Palautekyselyn toteuttamisessa käytetään Google Forms pohjaa. Palautteen pystyy antamaan anonyymisti.

Henkilötietoihin on pääsy vain niillä FinnEM Ry:n palveluksessa olevilla määritellyillä henkilöillä ja alihankkijoilla, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissää tapahtuman järjestelmisessä.

Asiakastietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin FinnEM Ry:n henkilökunnasta näkee omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä.

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. Yhteys käyttäjän ja palvelimen välillä on suojattu SSL-sertifikaatilla.

Tapahtumien jälkeen lähetettävän palautelomakkeen kautta kerättävien tietojen tietosuojasta ja tietoturvasta huolehditaan rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijänä toimivan Google Forms tietosuojakäytännön mukaan: https://policies.google.com/privacy?hl=fi

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen finnem@finnem.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen finnem@finnem.fi.

11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus

Palveluiden kehityksen ja läinsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta.

12. Yhteystiedot

Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: finnem@finnem.fi

FinnEM2027 Participant Register Privacy Notice

Contents

General

Data controller
Contact person responsible for the register
Name of the register
Legal basis and purpose of processing personal data
Data content of the register
Regular data sources
Regular disclosures of data and transfers of data outside the EU or EEA
Principles of register protection
Right of access and right to request rectification of data
Other rights related to the processing of personal data
Right to amend the privacy notice
Contact information

General

FinnEM Ry is committed to complying with the EU General Data Protection Regulation (GDPR), which has applied in all EU member states since 25 May 2018.

With this privacy notice, we inform natural persons about the processing of their personal data. Individuals must accept the terms of this privacy notice in order to register for the FinnEM2027 conference organised by FinnEM Ry.

1. Data controller

Finn'EM Ry
(Business ID: 2872989-9)
C/O Terkko Health Hub
Haartmaninkatu 4, Building 14
00290 Helsinki

2. Contact person responsible for the register

Eeva Tuunainen
C/O Terkko Health Hub
Haartmaninkatu 4, Building 14
00290 Helsinki
+358407182911
eeva.tuunainen@finnem.fi

3. Name of the register

FinnEM2027 conference participant register

4. Legal basis and purpose of processing personal data

Under the EU General Data Protection Regulation, the legal basis for processing personal data is the individual's consent (documented, voluntary, specific, informed and unambiguous).

The data is not used for automated decision-making or profiling.

Personal data is used for:

Managing conference registrations
Communicating about the conference to registered participants
Collecting feedback from registered participants
Issuing training certificates
Analytics and statistical purposes

Some of the information provided, namely the number of participants and organisation and education details, may be shared with the conference's other main organiser. No other data (name, contact details, billing details, workshop participation details) is shared with any party outside FinnEM Ry.

5. Data content of the register

The FinnEM2027 conference participant register contains the following data relating to natural persons:

First name
Last name
Email address
Mobile phone number
Profession
Workplace
Special dietary requirements

6. Regular data sources

The source of the data is the user themselves. At the user's request, personal data concerning them can be deleted from FinnEM Ry's systems. Deletion is irreversible, and we cannot restore deleted personal data.

We retain personal data only for as long as necessary to fulfil the purposes described in this notice. The data of FinnEM2027 conference registrants is deleted from the register immediately after the feedback form and certificate have been sent.

7. Disclosure of data to other parties

Data is not disclosed onward.

8. Principles of register protection

The register is located in the WooCommerce/FooEvents event management system and in the data controller's customer database. Care is taken in processing the register, and data processed using information systems is appropriately protected. When register data is stored on internet servers, the physical and digital security of the equipment is duly taken care of. Data is not stored on paper.

The data is stored on the WooCommerce/FooEvents server, where it is protected by a firewall and other necessary technical measures.

After the event, participants are sent a feedback survey by FinnEM Ry. The survey is carried out using a Google Forms template. Feedback can be given anonymously.

Access to personal data is limited to those designated persons employed by FinnEM Ry, and to subcontractors, who need the data for tasks related to the event's systems.

Persons who process customer data have been trained to use the data safely and ethically. Each member of FinnEM Ry's staff can see customer data with their own username and password only to the extent necessary for performing their duties.

All access to personal data is monitored in accordance with good practice. The data is technically protected by a firewall. The connection between the user and the server is protected with an SSL certificate.

The data protection and data security of information collected through the feedback form sent after events are handled in accordance with the privacy policy of Google Forms, which acts as a processor of personal data on behalf of the data controller: https://policies.google.com/privacy?hl=fi

9. Right of access and right to request rectification of data

Every person in the register has the right to check the data stored about them in the register and to request the correction of any incorrect data or the completion of incomplete data. If a person wishes to check the data stored about them or request its rectification, the request must be sent by email to the data controller at finnem@finnem.fi. The data controller may, if necessary, ask the person making the request to prove their identity. The data controller will respond to the customer within the time provided for in the EU General Data Protection Regulation (generally within one month).

10. Other rights related to the processing of personal data

A person in the register has the right to request the deletion of their personal data from the register ("the right to be forgotten"). Data subjects also have the other rights provided under the EU General Data Protection Regulation, such as the right to restrict the processing of personal data in certain situations. The request must be sent by email to the data controller at finnem@finnem.fi.